¿Por qué necesitas un plan de mantenimiento preventivo eficaz?

En entornos industriales, hospitalarios o de gestión de infraestructuras, la prevención es mucho más que una buena práctica: es una obligación estratégica. Desde el fallo inesperado de un equipo médico hasta el deterioro progresivo de los sistemas de climatización, los imprevistos no solo detienen la productividad, sino que también generan sobrecostes y riesgos críticos.

Aquí es donde entra en juego el plan de mantenimiento preventivo: una herramienta fundamental para asegurar la continuidad operativa, alargar la vida útil de los activos, reducir fallos y cumplir con normativas técnicas. Tanto si trabajas en ingeniería biomédica como en el sector de la gestión de infraestructuras, necesitas una planificación técnica meticulosa y basada en datos.

Este artículo te guiará paso a paso por los elementos esenciales de un plan preventivo efectivo, desde su estructura técnica y cronogramas hasta los formatos más utilizados en Excel y PDF. Además, exploraremos cómo integrarlo en tu entorno digital con herramientas como GMAO o plataformas como Odoo.

¿Empezamos?

¿Por qué necesitas un plan de mantenimiento preventivo técnico bien diseñado?

Cuando una máquina falla, no siempre es por desgaste, sino por falta de previsión. En instalaciones técnicas complejas como hospitales, laboratorios, industrias o edificios inteligentes, una avería no solo interrumpe la operación: compromete la seguridad, eleva los costes y puede generar sanciones si no se demuestra un correcto plan de mantenimiento preventivo.

En REIXMOR, con años de experiencia técnica en ingeniería biomédica, GMAO y Facility Management, sabemos que prevenir no es un lujo: es una estrategia. Un plan de mantenimiento preventivo eficaz permite no solo reducir incidencias sino garantizar la trazabilidad, cumplimiento normativo y continuidad operativa de equipos e infraestructuras.

Y no basta con hacer una tabla en Excel. Un verdadero plan requiere:

• Definir correctamente los activos críticos.

• Establecer periodicidades con base normativa o técnica.

• Integrar procedimientos documentados, responsables y evidencia.

• Utilizar software especializado como Odoo o un sistema GMAO.

En este artículo, te enseñamos cómo crear un plan de mantenimiento preventivo, con ejemplos, cronogramas y formatos listos para aplicar. También te mostraremos cómo digitalizarlo para ganar eficiencia y trazabilidad, como ya lo hemos hecho en proyectos con instituciones como el VHIO.

¿Qué es un plan de mantenimiento preventivo y por qué es crucial?

Un plan de mantenimiento preventivo es una estrategia documentada que permite anticiparse a fallos técnicos o deterioros funcionales de equipos, sistemas e infraestructuras. En lugar de esperar a que ocurra una avería, este tipo de mantenimiento actúa de forma planificada para conservar los activos en condiciones óptimas, prolongando su vida útil y reduciendo riesgos operativos y económicos.

Beneficios clave del mantenimiento preventivo

• Reducción de tiempos de inactividad no planificados
  Evitar interrupciones inesperadas en servicios críticos (como quirófanos, laboratorios, HVAC o UPS) garantiza continuidad operativa.

• Optimización de costes operativos
  Reemplazar componentes antes del fallo suele ser más económico que reparar tras un daño mayor o sustituir el equipo completo.

• Cumplimiento normativo y legal
  Muchas normativas, como la IEC 62353 en electromedicina o la UNE-EN 15221 en facility management, exigen mantener registros del mantenimiento preventivo.

• Trazabilidad técnica total
  Saber cuándo, cómo y por quién se ha revisado un equipo mejora la seguridad, permite auditorías ágiles y aporta evidencia ante inspecciones.

• Prolongación de la vida útil de los activos
  Un sistema mantenido de forma preventiva tiende a durar más y con mejor rendimiento que uno sin seguimiento.

¿Qué debe contener un buen plan de mantenimiento preventivo?

• Listado detallado de activos (con prioridad, criticidad, ubicación).

• Periodicidad de mantenimiento según fabricante, normativa o experiencia.

• Responsables técnicos (internos o subcontratados).

• Procedimientos normalizados de revisión, calibración, limpieza o sustitución.

• Evidencia documental con informes, checklists, fotos o registros digitales.

• Software de soporte como un sistema GMAO o ERP como Odoo para planificación, ejecución y trazabilidad.

En REIXMOR hemos desarrollado planes específicos para centros biomédicos, integrando normativas como la IEC 60601 o software como Odoo Community para facilitar la gestión técnica desde una sola plataforma.

Implementar IWMS en Odoo: Integración total para entornos sanitarios complejos

Una de las principales fortalezas de Odoo es su capacidad para convertirse en un IWMS adaptado a las necesidades del entorno sanitario, sin depender de soluciones propietarias ni costosas licencias.

¿Cómo adaptamos Odoo como IWMS en REIXMOR?

En proyectos como el del Instituto de Oncología Vall d’Hebron (VHIO), implementamos una solución que combina:

• Gestión de activos técnicos con trazabilidad completa.

• Planificación de espacios (consultas, quirófanos, laboratorios…).

• Módulos de mantenimiento automatizado (preventivo, correctivo, técnico-legal).

• Gestión documental y cumplimiento normativo (IEC 60601, 62353, ISO).

• Dashboards en tiempo real con KPIs técnicos y asistenciales.

• Integración con GMAO, CAE, CAD y sistemas de calidad.

El resultado: una visión 360° de la infraestructura técnica, accesible en tiempo real para equipos técnicos, dirección, auditores y responsables clínicos.

¿Qué módulos Odoo usamos para construir un IWMS?

Esta flexibilidad nos permite convertir Odoo Community en un IWMS potente, 100 % adaptado a las exigencias de hospitales, centros biomédicos y servicios técnicos.

Cómo diseñar un plan de mantenimiento preventivo técnico paso a paso

Diseñar un plan de mantenimiento preventivo técnico no es simplemente establecer fechas y tareas, sino construir una estrategia basada en datos, normativas y la criticidad de cada equipo o sistema. En REIXMOR, lo abordamos desde una perspectiva metodológica clara, adaptada a entornos como hospitales, laboratorios biomédicos, industrias técnicas o instalaciones complejas.

Paso 1: Inventario técnico completo

Antes de definir acciones, es imprescindible conocer qué activos se deben mantener. Esto incluye:

• Equipos médicos (como monitores, ventiladores, electrobisturíes).

• Sistemas de climatización (HVAC), UPS y cableado crítico.

• Elementos de infraestructura como ascensores, grupos electrógenos o luminarias técnicas.

• Dispositivos electrónicos con función clínica o de soporte operativo.

Este inventario debe estar categorizado por ubicación, tipo de equipo, nivel de riesgo, fabricante, número de serie y frecuencia de uso.

Paso 2: Clasificación de criticidad

Se establece un análisis técnico que determine la importancia operativa de cada activo, evaluando:

• Riesgo de fallo.

• Impacto en la actividad asistencial o técnica.

• Consecuencias económicas o legales.

De esta forma, se prioriza el mantenimiento de los activos más críticos.

Paso 3: Definición de protocolos de mantenimiento

Cada equipo necesita un protocolo específico según su tecnología, normativas aplicables y experiencia previa. Esto puede incluir:

• Revisión mecánica y limpieza.

• Verificación eléctrica y seguridad (IEC 60601 / IEC 62353).

• Calibración o actualización de firmware.

• Registro fotográfico y checklist validado.

Paso 4: Planificación con soporte digital (GMAO o ERP)

Un plan sin planificación no funciona. Es clave asignar fechas, recursos técnicos y documentación digital a través de herramientas como Odoo o software GMAO.

Estas plataformas permiten:

• Automatizar alertas y órdenes de trabajo.

• Integrar subcontratas y técnicos internos.

• Generar trazabilidad normativa y evidencia ante inspecciones.

Paso 5: Ejecución técnica y control de calidad

La ejecución debe garantizarse con técnicos cualificados, procedimientos normalizados y control de calidad posterior. Es fundamental dejar evidencia digital de:

• Técnico asignado y fecha.

• Tareas realizadas.

• Estado final del equipo.

• Observaciones y necesidad de acciones correctivas si aplica.

Normativas técnicas aplicables al mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo técnico no solo se trata de buenas prácticas operativas, sino también del cumplimiento normativo. En sectores como la ingeniería biomédica, la industria o la gestión de infraestructuras críticas, seguir estas normativas no es una opción, es una obligación legal y técnica.

A continuación, las principales normas aplicables que debes tener en cuenta al diseñar y ejecutar un plan de mantenimiento preventivo:

IEC 60601 – Seguridad eléctrica de equipos médicos

Esta norma internacional regula los requisitos esenciales de seguridad eléctrica y compatibilidad electromagnética para equipos electromédicos. Es obligatoria en:

• Mantenimiento de monitores, respiradores, desfibriladores, etc.

• Revisión de conectores, aislamiento, corrientes de fuga y continuidad de tierra.

• Evaluaciones periódicas de seguridad antes de cada reincorporación al uso clínico.

En REIXMOR utilizamos equipos como el ESA615 de Fluke Biomedical, que permiten verificar el cumplimiento de esta norma mediante test automatizados y trazables.

IEC 62353 – Verificaciones técnicas post mantenimiento

Complementa a la 60601 y se centra en la verificación de la seguridad eléctrica después de reparaciones, mantenimientos o traslados. Establece procedimientos simplificados y específicos para:

• Comprobación de fugas eléctricas y aislamiento.

• Test funcionales básicos.

• Certificación de que el equipo está en condiciones seguras tras intervención.

UNE-EN 15221 – Normas de Facility Management

Esta serie de normas europeas ofrece una guía para la gestión profesional de infraestructuras y servicios. Aplica a:

• Mantenimiento de edificios, instalaciones técnicas y activos generales.

• Definición de niveles de servicio, SLAs y KPIs.

• Evaluación de proveedores técnicos.

UNE-EN ISO 13485 – Gestión de calidad para dispositivos médicos

Aunque centrada en fabricantes, también afecta a servicios técnicos que intervienen en dispositivos médicos implantables o de diagnóstico, garantizando trazabilidad y documentación.

Beneficios del mantenimiento preventivo técnico

Implementar un plan sólido de mantenimiento preventivo en sectores técnicos y sanitarios ofrece múltiples ventajas que impactan directamente en la seguridad, la eficiencia y la rentabilidad de las operaciones. A continuación, los beneficios clave más relevantes para hospitales, industrias y gestores de infraestructuras:

1. Reducción de fallos críticos

Detectar anomalías antes de que se conviertan en fallos funcionales o de seguridad reduce drásticamente:

• Interrupciones del servicio clínico o productivo.

• Riesgo para pacientes o usuarios.

• Costes de reparaciones urgentes o recambios de emergencia.

2. Aumento de la vida útil de los equipos

La supervisión periódica de componentes eléctricos, electromecánicos o software permite mantener los equipos operativos por más tiempo, ajustando parámetros, cambiando consumibles y evitando desgastes prematuros.

3. Mejora del cumplimiento normativo

El mantenimiento preventivo facilita el cumplimiento continuo de normativas como IEC 60601, IEC 62353 o UNE-EN 15221, evitando sanciones y no conformidades en auditorías.

4. Trazabilidad y evidencia técnica

Una planificación digital con herramientas como Odoo Community permite:

• Controlar las intervenciones realizadas.

• Asociar técnicos responsables y equipos intervenidos.

• Generar informes y certificados en PDF para inspecciones.

5. Planificación eficiente de recursos

El mantenimiento preventivo bien programado permite:

• Evitar picos de trabajo por acumulación de incidencias.

• Optimizar las rutas y agendas de los técnicos.

• Reservar recursos materiales y humanos con antelación.

Errores comunes al implementar un plan de mantenimiento preventivo

Incluso los mejores planes fallan si se cometen errores como:

• No registrar ni documentar las intervenciones.

• Depender de hojas de Excel o registros manuales.

• Realizar mantenimientos genéricos sin adaptar a cada equipo.

• Olvidar validar el cumplimiento normativo.

• No contar con personal formado o sin herramientas certificadas.

En REIXMOR ayudamos a evitar estos errores con sistemas ERP integrados y asesoramiento técnico especializado. Si aún no lo has hecho, consulta cómo implementamos soluciones completas en el Instituto de Oncología Vall d’Hebron (VHIO).

Preguntas frecuentes sobre los módulos Odoo (FAQ)

El plan de mantenimiento preventivo técnico como base de la continuidad operativa

En sectores donde la fiabilidad no es negociable como la ingeniería biomédica, los entornos hospitalarios o las infraestructuras críticas, el plan de mantenimiento preventivo técnico no es solo una práctica recomendada: es la columna vertebral de la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento.

Desde REIXMOR, entendemos que la prevención va más allá de evitar averías. Significa anticiparse, planificar con precisión y ejecutar con rigor técnico. Y para ello, combinamos nuestra experiencia en electromedicina, facility management y entornos industriales con plataformas digitales como Odoo Community, que permiten:

• Centralizar toda la documentación técnica.

• Automatizar alertas de revisión y calibración.

• Generar trazabilidad completa y evidencia normativa.

• Integrar la gestión de activos, subcontratas y recursos técnicos.

La experiencia en centros como el VHIO (Vall d’Hebron Instituto de Oncología) nos ha demostrado que un plan de mantenimiento preventivo bien estructurado reduce costes, evita fallos imprevistos y mejora significativamente la vida útil de los equipos técnicos y médicos.

No dejes que la inacción técnica te exponga a paradas críticas, inspecciones fallidas o riesgos operativos.

Contacta con nuestro equipo y solicita tu plan de mantenimiento preventivo personalizado.
Transforma la prevención en un valor estratégico con REIXMOR.