A finales de año, muchas empresas y autónomos empezaron a revisar sus sistemas de facturación ante el cambio normativo que se acerca. Desde entonces, las obligaciones VeriFactu han pasado de ser un concepto técnico desconocido a convertirse en un requisito real que impactará de lleno en la forma en que negocios de todos los tamaños registran y custodian su facturación.

La situación se volvió aún más confusa cuando, el 2 de diciembre, el Gobierno anunció un nuevo retraso en la entrada en vigor del sistema. Si aún no lo has revisado, puedes ver el detalle completo en nuestra guía sobre el retraso de VeriFactu 2027. Este cambio ha aumentado la preocupación por entender las obligaciones VeriFactu y adaptarse con tiempo.

Este cambio ha dejado a miles de autónomos, pymes, comercios y profesionales sin una respuesta clara: ¿qué exige exactamente la AEAT?, ¿qué debe cumplir mi software?, ¿cómo deben generarse los registros de facturación de alta?, ¿qué ocurre si mi ERP no incorpora trazabilidad o registro de eventos?

La mayoría de negocios sigue creyendo que VeriFactu consiste únicamente en añadir un código QR en las facturas, cuando en realidad el sistema implica una transformación profunda: integridad criptográfica, inalterabilidad, registro de cada evento del sistema y la obligación de transmitir o entregar de forma inmediata los registros cuando Hacienda lo requiera.

En esta guía práctica y actualizada te explico, con total claridad, cuáles son las obligaciones VeriFactu que deberán cumplir empresas y autónomos en 2026–2027, qué implica realmente el cambio de fecha aprobado el 2 de diciembre y cómo preparar tu software de facturación ya sea un TPV, un programa contable o un ERP como Odoo para adaptarte sin riesgos ni sanciones.

¿Qué son las obligaciones VeriFactu y por qué cambian en 2026–2027?

La mayoría de usuarios que busca información sobre obligaciones VeriFactu quiere entender dos aspectos clave: qué exige realmente la normativa y por qué el calendario se ha modificado. Hasta ahora, la entrada en vigor estaba prevista para 2025, pero los requerimientos técnicos del Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) mostraron que miles de empresas aún no estaban preparadas. Esto llevó al Gobierno a retrasar la adaptación al 1 de enero y 1 de julio de 2027, según el tipo de contribuyente.

VeriFactu no es un nuevo modelo de factura, sino un marco regulatorio que define las obligaciones VeriFactu para garantizar que cada registro de facturación generado por un software ya sea un ERP, un TPV o un programa contable cumpla las exigencias establecidas en el artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria. Estas exigencias se centran en cinco pilares: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los datos. En otras palabras, que cada factura emitida deje un rastro inequívoco de cómo se creó, qué información contiene y qué modificaciones se realizaron.

Este cambio normativo coincide con la progresiva digitalización de los procesos contables y de facturación en España, especialmente en sectores donde la emisión manual todavía es habitual, como comercio minorista, restauración, autónomos profesionales y negocios sanitarios. Por eso la AEAT exige que todos los sistemas de facturación generen, de forma automática, un registro de facturación de alta, con un formato, diseño y estructura homogénea para cualquier empresa que opere en territorio común.

La ampliación de plazos hasta 2027 no elimina las obligaciones; simplemente da margen a empresas y autónomos para adaptar sus procesos internos, actualizar software y verificar que sus sistemas cumplen con la normativa. En los siguientes apartados detallamos quién está obligado a usar VeriFactu, qué requisitos debe cumplir el software y qué pasos deben seguir negocio y autónomo para llegar preparados al nuevo escenario regulatorio.

¿Quién debe usar VeriFactu en 2026–2027 según la AEAT?

Una de las dudas más frecuentes sobre las obligaciones VeriFactu es si afectan por igual a todos los negocios. La normativa es clara: estarán obligados todos los contribuyentes que desarrollen actividades económicas y utilicen un sistema informático para emitir facturas, ya tributen en IRPF, en Impuesto sobre Sociedades o en el Impuesto sobre la Renta de No Residentes con establecimiento permanente en territorio común.

Sin embargo, la obligación no impacta de la misma manera en cada tipo de empresa. Por eso, es fundamental diferenciar quién debe usar VeriFactu en 2026–2027 y qué particularidades existen en cada caso.

Autónomos

Los autónomos que emiten facturas mediante cualquier programa informático desde un software básico hasta un ERP estarán obligados a cumplir con los requisitos de VeriFactu. Profesionales como abogados, psicólogos, consultores, fisioterapeutas o diseñadores deberán generar el registro de facturación de alta por cada operación, incorporando QR, trazabilidad y registro de eventos.

Los únicos autónomos excluidos temporalmente son aquellos que ya están acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), aunque esta situación afecta solo a un porcentaje muy reducido.

Pymes y sociedades (IS)

Las sociedades obligadas al Impuesto sobre Sociedades serán las primeras en adaptarse al calendario definitivo. A partir del 1 de enero de 2027, todas las SL que utilicen software de facturación deberán garantizar:

• generación automática del registro de facturación

• integridad criptográfica y hash encadenado

• registro de eventos no manipulable

• incorporación del código QR y leyenda correspondiente

Este grupo empresarial es el que más impacto sufrirá, especialmente aquellas compañías que trabajan con sistemas heredados o desarrollos propios que no cumplen los requisitos técnicos del RRSIF.

Negocios con TPV y comercios

Comercios minoristas, hostelería, tiendas especializadas y cualquier negocio que utilice un TPV entran de lleno en el ámbito obligatorio. Estos establecimientos suelen emitir un volumen alto de facturas simplificadas, y es precisamente aquí donde la AEAT exige mayor control:

• QR obligatorio

• registro de facturación de alta en cada ticket

• trazabilidad completa del sistema

• capacidad de exportar registros a demanda

La adaptación de los TPV será uno de los retos más importantes de 2026 y 2027.

Clínicas y profesionales sanitarios

Los negocios sanitarios —clínicas dentales, fisioterapeutas, psicólogos, ópticas, podólogos— tienen obligaciones específicas, ya que suelen emitir facturas simplificadas y tratamientos con implicaciones tributarias particulares. En estos casos, la AEAT pone especial énfasis en:

• identificación del paciente

• exactitud del registro de facturación

• integridad del proceso y del historial

Estos sectores deberán comprobar que su software sanitario o ERP cumple con VeriFactu antes del nuevo calendario.

Asesorías y despachos profesionales

Las asesorías tienen una doble obligación:

1. Cumplir VeriFactu en su propia actividad.

2. Garantizar que sus clientes cumplen la normativa.

Esto convierte a los despachos en un actor crítico dentro de la transición hacia VeriFactu 2026–2027, ya que deberán verificar que los softwares utilizados por autónomos y empresas cumplen el RRSIF y pueden generar registros válidos a demanda.

En todos los escenarios, estas obligaciones VeriFactu deben cumplirse independientemente del volumen de facturación o del tamaño del negocio.

Requisitos VeriFactu: obligaciones técnicas del sistema de facturación

Para entender las obligaciones VeriFactu es imprescindible conocer qué exige exactamente la normativa a nivel técnico. El Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) establece cómo debe funcionar cualquier software que emita facturas en territorio común. No se trata únicamente de añadir un QR o generar un archivo adicional: el sistema debe garantizar integridad, trazabilidad e inalterabilidad de todos los registros.

En la práctica, esto significa que un software compatible con VeriFactu debe crear un registro de facturación de alta para cada factura, almacenar esa información con criterios criptográficos y mantener un historial completo de los eventos del sistema. Estos requisitos VeriFactu son obligatorios, tanto si se opera en modalidad VeriFactu como en modalidad No VeriFactu.

A continuación, desglosamos las obligaciones técnicas que toda empresa y autónomo debe verificar en su sistema de facturación antes de 2027.

Registro de facturación de alta y anulación

Cada factura emitida —completa o simplificada— debe generar automáticamente un registro con:

• datos básicos de facturación obligatorios por el ROF (RD 1619/2012)

• identificación del sistema informático

• fecha y hora exacta de generación

• datos de seguridad adicionales (incluyendo hash)

• referencia a la operación si se trata de una anulación o rectificación

Estos registros no son facturas electrónicas: son evidencias técnicas que demuestran cómo se creó cada factura y forman la base de la trazabilidad exigida por la AEAT.

Integridad, trazabilidad e inalterabilidad

Este es el núcleo técnico del cumplimiento. El sistema debe:

• generar un hash criptográfico para cada registro

• encadenar cada hash con el anterior (cadena de bloques secuencial)

• impedir la modificación del registro sin dejar evidencia

• conservar el orden cronológico de generación

Este mecanismo garantiza que ningún usuario pueda alterar una factura sin que quede rastro. Si un software no soporta este encadenamiento, simplemente no cumple las obligaciones VeriFactu.

Registro de eventos del sistema

Además de los registros de facturación, el software debe mantener un registro de eventos, donde se almacenen acciones realizadas dentro del programa, tales como:

• modificaciones

• anulaciones

• accesos administrativos

• cambios de configuración

• intervenciones técnicas

Este registro también debe ser inalterable y mantenerse hasta que prescriban las obligaciones tributarias. Es una de las partes más desconocidas de VeriFactu y, a la vez, una de las que más fallos provoca en softwares no adaptados.

Código QR y leyenda “Veri*Factu”

Todas las facturas emitidas por sujetos obligados deberán incorporar:

• un código QR con información mínima del registro

• una referencia visible que indique que son facturas emitidas mediante un sistema verificable (“Veri*Factu”)

El objetivo es facilitar la validación por parte del receptor y permitir la verificación directa en la Sede Electrónica de la AEAT.

Envío a la AEAT: sistema VeriFactu vs No VeriFactu

La normativa contempla dos modalidades:

1. Sistema VeriFactu (envío automático en tiempo real):
El software remite cada registro de facturación a la AEAT en el momento de su generación.

2. Sistema No VeriFactu (conservación local):
El software guarda localmente los registros y los debe entregar cuando Hacienda los requiera.

Ambas modalidades tienen las mismas obligaciones técnicas. La diferencia es el flujo operativo.

Capacidad de exportar y transmitir registros

Independientemente de la modalidad utilizada, el sistema debe:

• exportar registros en formato estándar

• transmitirlos en línea si la AEAT lo solicita

• garantizar legibilidad y accesibilidad total

Esta capacidad es imprescindible para cumplir con el calendario de VeriFactu 2026–2027. Software que no exporta correctamente o que utiliza formatos propios deja de ser válido según los requisitos oficiales.

Obligaciones operativas para empresas y autónomos

Además de los requisitos técnicos que debe cumplir el software de facturación, las obligaciones VeriFactu también establecen responsabilidades directas para empresas y autónomos. Estas obligaciones operativas determinan qué debe hacer el usuario, cómo deben emitirse las facturas y qué controles internos deben mantenerse para garantizar un cumplimiento real, más allá del propio programa informático.

En REIXMOR, cuando acompañamos a un negocio en la adaptación de VeriFactu desde Odoo ERP, siempre comenzamos por revisar estos procesos internos. La experiencia demuestra que muchas incidencias no provienen del software, sino de pasos manuales o flujos administrativos que no cumplen la normativa.

A continuación se detallan las obligaciones operativas que deben asumir los contribuyentes.

Emisión de facturas completas o simplificadas con QR

Toda factura completa o simplificada debe incluir:

• el código QR con la información mínima requerida

• la leyenda que indique que es una factura verificable, si procede

• los datos exigidos por el Reglamento de Obligaciones de Facturación (ROF)

Para negocios que emiten un volumen elevado de tickets (comercios, hostelería), este cambio implica revisar cómo generan sus facturas simplificadas y comprobar que su TPV soporta el QR conforme al RRSIF.

Conservación y accesibilidad de los registros

El contribuyente está obligado a mantener accesibles:

• el registro de facturación de alta

• el registro de facturación de anulación

• el registro de eventos del sistema

La accesibilidad no significa solo guardar los datos: deben poder consultarse, exportarse y entregarse rápidamente si la AEAT lo solicita. Un ERP como Odoo, correctamente adaptado, permite centralizar y conservar estos registros bajo estándares homogéneos.

Cumplimiento en tiempo real o a demanda

La modalidad elegida condiciona la operativa:

1. Modalidad VeriFactu (envío automático):
   El contribuyente debe garantizar que su software envía cada registro de forma automática a la AEAT.

2. Modalidad No VeriFactu:
   El negocio debe asegurarse de que los registros están firmados, son inalterables y pueden entregarse inmediatamente cuando Hacienda lo requiera.

Ambas modalidades tienen obligaciones equivalentes. La diferencia está en la forma de transmisión.

Procesos internos a adaptar antes de 2027

La adaptación de procesos será uno de los puntos más críticos en 2026–2027. Por experiencia con empresas que ya preparan su transición desde Odoo ERP, los ajustes más comunes suelen ser:

• revisión del flujo de emisión de facturas

• eliminación de prácticas manuales que alteran registros

• asignación clara de roles dentro del equipo

• control de modificaciones y rectificaciones

• estandarización de series y numeraciones

Cada empresa debe documentar estos procesos, especialmente si utiliza sistemas híbridos (TPV + ERP).

Verificación del cumplimiento dentro del ERP

Cuando un negocio trabaja con un ERP como Odoo las obligaciones operativas incluyen validar que:

• los módulos instalados cumplen el RRSIF

• el ERP genera correctamente el registro de facturación

• el encadenamiento de hashes es verificable

• el registro de eventos se guarda conforme a la normativa

• el software puede exportar todos los datos de forma estandarizada

REIXMOR, como especialistas en Odoo ERP, realiza auditorías técnicas para garantizar que la implementación cumple la normativa y que los procesos internos del cliente no introducen riesgos de incumplimiento.

¿Cómo prepararte para cumplir con las obligaciones VeriFactu 2026–2027?

Las empresas y autónomos no solo deben entender las obligaciones VeriFactu, sino preparar sus procesos internos para llegar a 2027 con un sistema que cumpla la normativa sin riesgos. La AEAT ha dejado claro que el cambio no se limita a adaptar el software, sino a revisar cómo se emiten, almacenan y gestionan las facturas en el día a día.

En REIXMOR, cuando ayudamos a un negocio a adaptar Odoo ERP, seguimos una metodología que combina revisión técnica y ajuste operativo, porque la experiencia demuestra que la mayoría de incumplimientos aparecen en los procesos internos. Este enfoque sirve como base para cualquier empresa, independientemente del programa que utilice.

A continuación, se presenta una guía práctica paso a paso para cumplir con VeriFactu antes del nuevo calendario oficial.

Paso 1: Revisar si tu software actual cumple el RRSIF

El primer punto es determinar si el sistema de facturación que utilizas ya incorpora:

• generación automática del registro de facturación de alta

• hash encadenado en cada registro

• registro de eventos del sistema

• emisión de QR conforme a normativa

• exportación estandarizada de datos

Si el software no puede garantizar todo esto, no cumple las obligaciones VeriFactu, aunque prometa “adaptación futura”.

Paso 2: Validar integridad, firma y registro de eventos

La integridad es el núcleo del cumplimiento. Debes comprobar que tu sistema:

• genera el hash por cada operación

• encadena los registros de forma secuencial

• firma electrónicamente los registros cuando corresponde

• mantiene un registro de eventos no manipulable

Los fallos en este punto suelen aparecer en programas antiguos o TPV sin sistemas criptográficos avanzados.

Paso 3: Adaptar los flujos internos de facturación

Incluso si el software cumple, puede haber incumplimientos si:

• se modifican facturas manualmente

• se gestionan series sin control

• se permiten anulaciones fuera del protocolo

• se emiten facturas fuera del sistema principal

• se trabaja con procesos paralelos (Excel, plantillas, apps no certificadas)

Revisar y documentar el flujo de facturación es esencial para evitar inconsistencias.

Paso 4: Integrar VeriFactu en un ERP como Odoo (ejemplo práctico)

En entornos empresariales con varios puntos de venta, múltiples usuarios o módulos personalizados, un ERP suele ser la solución más segura para cumplir.
En Odoo ERP —plataforma en la que REIXMOR está especializada— es posible:

• centralizar toda la facturación en un único sistema

• controlar series y numeraciones

• asegurar la trazabilidad

• auditar y registrar eventos críticos

• generar y exportar registros conforme al RRSIF

• integrar TPV y facturación en un flujo homogéneo

Esta integración reduce riesgos y facilita el cumplimiento a largo plazo.

Paso 5: Realizar una auditoría previa para evitar sanciones

Antes de 2027, todas las empresas deberían realizar una auditoría técnica y operativa que verifique:

• cumplimiento completo del RRSIF

• adaptación de flujos manuales

• registros accesibles y exportables

• ausencia de software paralelo

• correcto funcionamiento del QR

Una auditoría bien hecha evita problemas en inspecciones y previene sanciones derivadas de errores técnicos que no suelen detectar los usuarios.

Modalidades de cumplimiento VeriFactu: qué opción elegir

Las obligaciones VeriFactu se pueden cumplir mediante dos modalidades reconocidas por la AEAT. Ambas comparten los mismos requisitos técnicos del RRSIF, pero difieren en la forma en que el sistema gestiona y transmite los registros de facturación. Elegir la modalidad correcta depende del tipo de empresa, del volumen de facturas y del nivel de automatización que se busca.

A continuación, se detallan las modalidades con un enfoque práctico y orientado a la toma de decisiones.

Sistema VeriFactu (envío automático a la AEAT)

En esta modalidad, el software envía a la Agencia Tributaria, de forma automática y en el momento de la emisión, el registro de facturación de alta correspondiente a cada factura.

Es recomendable cuando la empresa necesita:

• un proceso de validación fiscal más ágil

• una trazabilidad inmediata ante auditorías

• centralizar el cumplimiento dentro del ERP o TPV

• reducir riesgos operativos en la conservación de registros

Para empresas que ya trabajan con Odoo ERP, esta modalidad puede integrarse como parte del flujo de facturación, permitiendo que todas las evidencias queden registradas sin intervención manual.

Sistema No VeriFactu (conservación local de registros)

En esta modalidad, los registros se almacenan en el sistema del contribuyente y deben:

• estar firmados digitalmente

• mantenerse inalterables

• poder ser exportados y entregados de inmediato si la AEAT los solicita

Este sistema es adecuado cuando:

• se trabaja con entornos desconectados o TPV sin transmisión automática

• la empresa quiere controlar internamente la conservación de evidencias

• existe la obligación de operar offline temporalmente

La conservación local exige un mayor control operativo, especialmente en negocios donde varios usuarios intervienen en la facturación. Aquí, soluciones centralizadas como Odoo ERP ayudan a evitar inconsistencias.

Aplicativo simplificado de la AEAT para pequeños operadores

Para microempresas con un volumen muy bajo de facturas, la AEAT ofrecerá un formulario en la Sede Electrónica que permite:

• emitir facturas completas con QR

• generar automáticamente el registro de facturación

• conservar las evidencias en la Sede

Este aplicativo es de modalidad VeriFactu y está orientado a negocios sin software propio, aunque tiene limitaciones:

• no permite facturas simplificadas

• no admite facturas con múltiples destinatarios

• está pensado solo para actividades muy pequeñas

Qué modalidad conviene a cada tipo de negocio

La elección dependerá de varias variables:

• Autónomos profesionales: suelen preferir modalidad VeriFactu para asegurar cumplimiento sin procesos manuales.

• Comercios y TPV: dependiendo de la infraestructura, pueden optar por No VeriFactu con exportación a demanda, o por la integración de envío automático.

• Pymes con ERP: la modalidad VeriFactu es la más eficiente, especialmente cuando se trabaja con Odoo ERP o sistemas equivalentes.

• Asesorías: recomiendan a sus clientes la modalidad automática para reducir incidencias y simplificar revisiones.

En REIXMOR evaluamos ambos escenarios durante las auditorías técnicas, especialmente en implementaciones de Odoo ERP, donde la decisión influye directamente en la arquitectura del sistema y en los flujos de facturación.

Checklist de obligaciones VeriFactu 2026–2027

Las obligaciones VeriFactu pueden parecer complejas si se analizan por separado, pero cuando se ordenan en un checklist operativo resulta más sencillo verificar si un negocio está preparado. Este listado resume, de forma clara y práctica, lo que deben cumplir empresas y autónomos antes del nuevo calendario de 2027.

Este checklist es especialmente útil para quienes trabajan con un ERP como Odoo, ya que permite revisar cada punto dentro de la configuración del sistema y validar que todas las evidencias se generan de forma correcta.

Checklist técnico del software

• Genera automáticamente el registro de facturación de alta.

• Incorpora un hash criptográfico por cada registro.

• Encadena cada hash con el registro anterior.

• Mantiene un registro de eventos inalterable.

• Emite facturas completas o simplificadas con código QR válido.

• Incluye la leyenda de “Veri*Factu” cuando corresponde.

• Permite exportar registros en formato estandarizado.

• Soporta la transmisión en línea a la AEAT si se usa la modalidad VeriFactu.

• Firma digitalmente los registros cuando opera en modalidad No VeriFactu.

Checklist operativo interno

• Emisión de facturas exclusivamente a través del sistema oficial.

• Prohibición de generar facturas fuera del software (Excel, plantillas, apps externas).

• Control de series y numeraciones sin inconsistencias.

• Procedimiento claro para anulación y rectificación.

• Conservación accesible de todos los registros durante el tiempo legal.

• Trazabilidad documentada de cada proceso de facturación.

• Gestión de permisos para evitar modificaciones no autorizadas.

Checklist de cumplimiento según tipo de negocio

• Autónomos: Validación completa del software comercial usado.

• Pymes y sociedades: Revisión del flujo de facturación y de integraciones con TPV.

• Comercios: Verificación del QR en tickets simplificados.

• Clínicas sanitarias: Control estricto de los datos del paciente y del historial.

• Asesorías: Doble revisión: cumplimiento interno y cumplimiento de clientes.

Checklist previo al 2027

• Auditoría técnica del software para asegurar compatibilidad total.

• Definición de la modalidad (VeriFactu o No VeriFactu).

• Revisión de procesos manuales que puedan generar errores.

• Formación del equipo en nuevas obligaciones.

• Simulación de exportación o envío de registros a la AEAT.

Cuando se cubren todos estos puntos, las empresas pueden afrontar la transición hacia VeriFactu 2026–2027 con garantías. En REIXMOR, este checklist de obligaciones VeriFactu se utiliza como base en las auditorías técnicas que realizamos en Odoo ERP para asegurar que el cliente cumple con todos los requisitos del RRSIF.

Preguntas frecuentes sobre obligaciones VeriFactu (FAQ)