¿GMAO qué es? En entornos donde el mantenimiento técnico impacta directamente en la continuidad operativa, la seguridad y el rendimiento de las infraestructuras, contar con un sistema GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) se ha convertido en una decisión estratégica, no solo tecnológica. Desde hospitales y laboratorios hasta plantas industriales, edificios corporativos o centros logísticos, las organizaciones necesitan soluciones que les permitan planificar, automatizar y controlar de forma integral todas las operaciones de mantenimiento.

Este artículo ofrece una visión clara, técnica y actualizada sobre qué es un GMAO, cómo funciona y qué papel desempeña en la gestión moderna de infraestructuras. Analizaremos en detalle qué procesos optimiza, cómo se adapta a distintos sectores y qué beneficios tangibles aporta en términos de trazabilidad, reducción de costes, cumplimiento normativo y toma de decisiones.

Lejos de ser una herramienta genérica, el software GMAO es hoy una plataforma central para transformar la forma en que las organizaciones gestionan sus activos críticos, personal técnico e intervenciones, con enfoque en la eficiencia, la seguridad y la sostenibilidad a largo plazo.

¿GMAO qué es y para qué sirve exactamente?

Un GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) es un sistema de software diseñado para planificar, coordinar y controlar todas las tareas asociadas al mantenimiento técnico de activos, equipos e infraestructuras. Su función principal es centralizar la gestión del mantenimiento preventivo, correctivo y normativo, permitiendo a las organizaciones optimizar recursos, minimizar fallos y garantizar la continuidad operativa.

En lugar de depender de hojas de cálculo, correos o sistemas dispersos, un GMAO integra en una sola plataforma los datos clave: órdenes de trabajo, inventarios, historiales técnicos, alertas, contratos, personal técnico y KPIs operativos.

Al implementar un GMAO, las organizaciones logran:

• Anticiparse a fallos técnicos, programando mantenimientos preventivos con base en ciclos, horas de uso o lecturas de sensores.

• Ejecutar mantenimientos correctivos con trazabilidad total y gestión de piezas, órdenes y responsables.

• Automatizar flujos de trabajo, eliminando tareas repetitivas y reduciendo los tiempos de inactividad.

• Cumplir con normativas técnicas, documentando intervenciones y registros según estándares como IEC 60601, IEC 62353 o UNE 153001, entre otros.

• Tomar decisiones basadas en datos reales, gracias a reportes dinámicos y dashboards personalizables.

Comprender GMAO qué es permite visualizar su utilidad transversal en sectores como el de la salud, gestión de edificios, infraestructuras críticas, logística y facility management. Su versatilidad radica en la posibilidad de adaptar sus módulos y flujos a los procesos reales de cada organización.

Aplicaciones reales del GMAO en sectores críticos

Aunque el concepto de GMAO nació en la industria, hoy se ha consolidado como una herramienta transversal imprescindible en todo tipo de infraestructuras complejas. Su valor diferencial reside en la capacidad de adaptarse a los procesos reales de cada sector, integrando funciones avanzadas en una plataforma única.

Sector salud: trazabilidad, normativas y criticidad operativa

En entornos hospitalarios o clínicos, un GMAO no solo facilita el mantenimiento, sino que se convierte en un sistema central para garantizar la seguridad del paciente y el cumplimiento normativo. La trazabilidad de equipos biomédicos, la programación de revisiones según normas IEC 60601 o IEC 62353, y la gestión documental de actividades de mantenimiento, lo posicionan como un pilar del sistema de calidad hospitalaria.

El software de mantenimiento preventivo en este sector debe, además, ofrecer control sobre subcontratas, CAE, auditorías técnicas, consumos energéticos y tiempos de respuesta.

Industria y producción: disponibilidad, eficiencia y análisis

En plantas de producción, el GMAO permite maximizar la disponibilidad de equipos críticos, reduciendo paradas no planificadas, organizando repuestos y documentando intervenciones. Se convierte en el aliado clave para aplicar un plan de mantenimiento técnico eficiente, cumpliendo con normativas de seguridad laboral y estándares ISO.

Además, al integrarse con sensores o sistemas SCADA, permite una visión en tiempo real del estado de las instalaciones, habilitando el mantenimiento predictivo.

Edificios técnicos y facility management

Desde aeropuertos y hospitales hasta centros logísticos o edificios públicos, el GMAO actúa como centro de control para la gestión integral de instalaciones técnicas. El seguimiento de activos, el registro histórico de incidencias, la coordinación de técnicos y la planificación de servicios recurrentes lo convierten en una solución escalable y alineada con las nuevas exigencias en eficiencia energética y sostenibilidad.

Cómo funciona un GMAO: estructura, módulos y lógica operativa

Antes de adoptar cualquier software, es fundamental conocer GMAO qué es y cómo puede adaptarse a los procesos específicos de cada organización. El funcionamiento de un GMAO no se limita a registrar incidencias o almacenar datos técnicos. Se trata de un sistema estructurado que orquesta todos los procesos relacionados con el mantenimiento técnico, desde la detección de necesidades hasta el cierre documentado de una intervención, pasando por planificación, ejecución, supervisión y análisis.

Arquitectura funcional de un GMAO moderno

Un sistema GMAO se compone de múltiples módulos interconectados que actúan sobre las siguientes áreas clave:

• Gestión de activos: registro jerárquico de equipos, instalaciones, componentes, ubicaciones y ciclos de vida.

• Planificación de mantenimiento preventivo: definición de frecuencias, condiciones, checklists técnicos y responsables.

• Gestión de órdenes de trabajo: creación, asignación, seguimiento y cierre de cada tarea, con registro detallado de mano de obra, repuestos, tiempos y observaciones.

• Control de stock técnico: gestión de repuestos, consumibles, ubicaciones físicas y umbrales de reposición.

• Alertas y notificaciones: activación automática de avisos ante condiciones críticas, tareas vencidas o necesidades urgentes.

• Análisis y KPIs técnicos: generación de informes e indicadores como MTBF, MTTR, backlog, cumplimiento de planes, costes por equipo o disponibilidad operativa.

Flujo operativo paso a paso

1. Registro de activos: el sistema crea una estructura lógica que refleja la infraestructura real, incluyendo categorías técnicas, ubicación y datos críticos de cada equipo.

2. Diseño del plan de mantenimiento técnico: se definen las tareas periódicas necesarias según manuales del fabricante, normativa o experiencia operativa.

3. Programación automática: el sistema genera órdenes según calendario, ciclos de uso, lecturas de sensores o condiciones predefinidas.

4. Asignación y ejecución: el personal técnico recibe órdenes a través del portal GMAO, accede a fichas, checklists y puede actualizar el estado en tiempo real.

5. Control de materiales y tiempos: se consumen repuestos, se registran horas y se documentan desviaciones.

6. Cierre y validación: cada tarea queda trazada, firmada digitalmente si es necesario, y se integra al historial técnico del activo.

7. Análisis técnico: los responsables acceden a dashboards personalizados para evaluar el rendimiento, detectar cuellos de botella y tomar decisiones.

Escalabilidad e integraciones

Un GMAO bien diseñado es modular, escalable y capaz de integrarse con otras plataformas como ERPs (por ejemplo, Odoo), sensores IoT, plataformas de BI o software de recursos humanos. Esta conectividad amplifica su valor y permite automatizar completamente el mantenimiento preventivo, transformando datos operativos en decisiones de valor.

Beneficios reales de implantar un GMAO en tu organización

Implementar un GMAO no es simplemente digitalizar el mantenimiento. Es transformar la gestión técnica en un proceso controlado, trazable y alineado con los objetivos estratégicos de la organización. Su impacto va más allá de la operativa diaria, afectando directamente a la eficiencia, seguridad, cumplimiento normativo y toma de decisiones a largo plazo.

1. Reducción de tiempos de inactividad y costes operativos

El primer beneficio tangible de un GMAO es la reducción de fallos imprevistos y la capacidad de planificar intervenciones sin interrumpir la operación. Al optimizar el mantenimiento preventivo y minimizar las intervenciones correctivas urgentes, se reduce el desgaste prematuro de los activos, se controlan mejor los recursos técnicos y se disminuyen los costes asociados a paradas, urgencias y recambios innecesarios.

Puedes ampliar este enfoque en nuestro artículo:
– 10 ejemplos de mantenimiento correctivo en electromedicina

2. Trazabilidad completa de activos, intervenciones y personal

Cada acción técnica queda documentada en tiempo real. El sistema registra quién intervino, cuándo, qué hizo, con qué piezas y con qué resultado, permitiendo reconstruir cualquier proceso para auditorías internas, certificaciones o requerimientos legales. Esto es especialmente crítico en sectores regulados como salud o alimentación, donde la trazabilidad técnica es un requisito normativo.

Más información sobre gestión documental y normativas:
– IEC 62353: La norma imprescindible para verificar la seguridad eléctrica

3. Mejora en la planificación y gestión de recursos técnicos

El sistema permite equilibrar cargas de trabajo, asignar tareas según disponibilidad, controlar inventarios de recambios y anticipar necesidades futuras mediante el análisis histórico. Esto se traduce en una gestión técnica más eficiente y menos reactiva.

4. Cumplimiento normativo y respaldo en auditorías

Un GMAO bien implementado permite cumplir con normativas técnicas, sanitarias y de calidad, documentando cada acción con evidencias claras y auditables. Esto resulta clave para certificaciones ISO, auditorías externas o cumplimiento de normativas como la MDR 2017/745, IEC 60601, UNE 153001 o el RGPD.

Revisa nuestra guía completa de normativas aplicadas a electromedicina:
– IEC 60601: Todo lo que debes saber

5. Toma de decisiones basada en datos técnicos

Gracias a dashboards personalizados, análisis de KPIs y reportes comparativos, los gestores pueden identificar patrones, prever incidencias, evaluar proveedores o justificar presupuestos. El GMAO se convierte en una fuente confiable de datos operativos, alimentando la estrategia de mantenimiento y mejora continua.

Si quieres conocer cómo se diseñan estos KPIs, consulta:
– Mantenimiento preventivo: guía técnica completa

Cuándo y cómo implementar un GMAO con éxito

Entender qué es un GMAO implica no solo conocer su funcionamiento, sino también saber cuándo es el momento adecuado para implantarlo y cómo hacerlo sin comprometer la operación diaria. Muchas organizaciones posponen esta decisión por temor al cambio, pero lo cierto es que los mayores problemas surgen por no contar con una herramienta centralizada que garantice trazabilidad, planificación y control técnico.

Señales claras de que necesitas un GMAO

• Aumento de averías imprevistas o repetitivas.

• Falta de trazabilidad sobre intervenciones anteriores.

• Dificultad para localizar información técnica de equipos.

• Uso de hojas de cálculo o herramientas dispersas sin control.

• Incumplimientos normativos o no conformidades en auditorías.

• Costes crecientes por recambios innecesarios o tiempos muertos.

Si alguno de estos puntos te resulta familiar, es probable que ya estés operando en un entorno donde implantar un GMAO es prioritario.

Pasos clave para una implantación efectiva

1. Auditoría inicial de procesos y activos técnicos: identificar qué activos necesitan ser controlados y qué flujos se deben automatizar.

2. Definición del plan de mantenimiento técnico: establecer qué tareas se ejecutan, cada cuánto, con qué recursos y qué datos se deben registrar.

3. Configuración del GMAO según los flujos reales: adaptar el sistema a la realidad operativa, no al revés. Aquí es clave contar con un partner técnico especializado.

4. Carga inicial de datos: desde fichas técnicas de equipos hasta contratos, ubicaciones, calendarios y stock.

5. Formación del personal técnico y responsables: asegurar que todos los usuarios comprendan cómo utilizar el sistema con eficiencia y responsabilidad.

6. Seguimiento, validación y mejora continua: establecer indicadores de rendimiento y adaptar el sistema según necesidades reales.

Si estás considerando implantar un sistema GMAO basado en Odoo, te recomendamos leer:
– Mantenimiento de equipos biomédicos con Odoo: Guía 2025

Recomendaciones prácticas para sectores técnicos

• En hospitales: prioriza la integración con sistemas de gestión documental y cumplimiento normativo.

• En industria: enfócate en la disponibilidad de equipos y la integración con producción.

• En servicios: asegúrate de que el GMAO permita gestión de órdenes de trabajo multicliente y dashboards personalizados por sede o contrato.

Caso real: cómo VHIO optimiza su mantenimiento con GMAO personalizado por REIXMOR

Uno de los ejemplos más representativos de implementación exitosa de un sistema GMAO es el desarrollado por REIXMOR en el Vall d’Hebron Instituto de Oncología (VHIO). Se trata de un entorno hospitalario altamente especializado, donde la gestión del mantenimiento debe ser eficiente, documentada y completamente trazable para garantizar la seguridad del paciente, la disponibilidad operativa de equipos biomédicos y el cumplimiento normativo (IEC 60601, IEC 62353).

El reto consistía en centralizar todas las solicitudes de mantenimiento de distintas áreas técnicas (electromedicina, informática, infraestructura, logística, etc.) en un solo sistema, integrable con procesos hospitalarios y accesible desde una única interfaz para usuarios técnicos, clínicos y de gestión.

La solución: REIXMOR desarrolló e implementó una solución personalizada sobre Odoo, llamada GMAO Ocronus Pro, que permite:

• Recepción, categorización y trazabilidad de solicitudes técnicas desde distintos servicios.

• Generación automática de órdenes de trabajo (OT) y asignación al personal correspondiente.

• Control de inventario técnico y asociación con cada intervención.

• Seguimiento en tiempo real de tareas, responsables, ubicaciones y estados.

• Consolidación de datos para generar reportes inteligentes con KPIs operativos y financieros.

Este sistema ha permitido a VHIO:

• Reducir los tiempos de respuesta ante incidencias técnicas críticas.

• Tener un registro completo y auditable de cada intervención, pieza utilizada y técnico asignado.

• Mejorar la toma de decisiones estratégicas sobre activos e infraestructura.

• Cumplir con estándares normativos del sector salud.

Este caso no solo demuestra la escalabilidad del software GMAO, sino también su capacidad para adaptarse a los requerimientos específicos de cada entorno operativo. Desde hospitales como VHIO hasta centros industriales o tecnológicos, un GMAO bien implementado puede ser un verdadero motor de transformación digital.

Puedes leer más sobre la digitalización técnica hospitalaria en nuestro artículo:
Electromedicina: qué es, para qué sirve y cómo transformarla con tecnología

Preguntas frecuentes GMAO qué es (FAQ)