En 2025, las reglas del juego en la facturación electrónica en España cambian para siempre. La Agencia Tributaria (AEAT) pondrá en marcha el sistema VeriFactu AEAT, un modelo de control digital que transformará la forma en que pymes, autónomos y profesionales registran y comunican sus facturas.

Muchos lo han oído nombrar, pocos saben cómo funciona realmente y casi nadie está aún preparado para cumplir con sus exigencias. El VeriFactu AEAT 2025 no es un simple software: es el núcleo de un nuevo ecosistema fiscal que busca garantizar la veracidad, trazabilidad y seguridad de todas las operaciones económicas en España.

Imagina recibir una sanción solo por emitir una factura con un programa no homologado, o perder la trazabilidad de tus ventas porque tu TPV no cumple con el formato electrónico exigido por la AEAT. Eso que antes parecía improbable será la realidad de miles de empresas que no adapten a tiempo su sistema de facturación.

Por eso, en esta guía práctica te explicamos qué exige el sistema VeriFactu, cuándo será obligatorio, cómo implementarlo correctamente y qué soluciones existen para evitar errores o sanciones. Un contenido diseñado especialmente para pymes, autónomos y departamentos de administración que buscan cumplir la normativa sin frenar su productividad.

A lo largo de este artículo descubrirás:

• cómo funciona el sistema VeriFactu AEAT y su relación con la facturación electrónica,

• qué obligaciones fiscales entran en vigor en 2025,

• cómo saber si tu software actual es compatible,

• y qué pasos debes seguir para adaptarte sin complicaciones.

En REIXMOR S.L., expertos en Odoo ERP y digitalización fiscal, llevamos años ayudando a empresas a modernizar sus procesos contables. Hoy ponemos todo ese conocimiento a tu alcance para que llegues preparado al cambio. Empieza aquí tu adaptación al VeriFactu AEAT 2025. La diferencia entre estar informado y estar preparado puede marcar tu próxima auditoría.

¿Qué es y cómo funciona el sistema VeriFactu AEAT?

El sistema VeriFactu AEAT es la nueva arquitectura digital que la Agencia Tributaria ha diseñado para controlar la facturación en tiempo real. Su objetivo no es solo modernizar la emisión de facturas, sino garantizar que cada registro contable emitido por una empresa sea veraz, trazable y no manipulable.

A diferencia de la tradicional factura electrónica, el VeriFactu 2025 no se limita a enviar documentos PDF o XML: cada factura debe firmarse electrónicamente y transmitirse a la AEAT mediante un canal seguro y estandarizado. Este proceso genera un hash o código único que actúa como “huella digital fiscal”, asegurando que ningún dato pueda modificarse después de su emisión.

En otras palabras, el VeriFactu AEAT convierte el acto de facturar en un proceso de verificación continua entre la empresa y la Agencia Tributaria. Cada factura generada por un software compatible ya sea un ERP, un TPV o una herramienta desarrollada a medida deberá cumplir con los requisitos técnicos del Real Decreto 1007/2023, que regula el formato, la numeración, la firma y la comunicación automática con los servidores de la AEAT.

Un cambio estructural para pymes y autónomos

Para las pymes, esto representa un cambio profundo: ya no bastará con emitir facturas correctamente; será necesario que el sistema informático lo haga bajo los criterios del VeriFactu AEAT obligatorio. Las empresas que utilicen soluciones como Odoo ERP podrán adaptarse más fácilmente, gracias a su capacidad para integrar módulos de comunicación directa con la AEAT. En nuestro artículo sobre programas compatibles con VeriFactu, explicamos cómo identificar si tu software actual cumple los requisitos y qué alternativas existen para no quedar fuera de la normativa.

Además, quienes gestionen sus ventas mediante TPV también deberán verificar si su sistema está preparado para generar y registrar facturas de acuerdo con el nuevo protocolo fiscal. Si aún no conoces cómo se aplica este cambio a los puntos de venta, te recomendamos leer nuestra guía sobre TPV con VeriFactu y Odoo ERP, donde detallamos cómo integrar el módulo de facturación automática en tu negocio.

Transparencia, control y lucha contra el fraude

El trasfondo de esta digitalización no es meramente tecnológico: es una estrategia de transparencia. Con el sistema VeriFactu, la AEAT busca reducir la economía sumergida, prevenir facturas falsas y automatizar la detección de irregularidades. Pero también ofrece ventajas a las empresas cumplidoras: menos errores humanos, auditorías más simples y una trazabilidad documental total.

El VeriFactu AEAT 2025 será, sin duda, un punto de inflexión. Las organizaciones que comiencen a adaptarse desde ahora no solo evitarán sanciones, sino que también mejorarán su gestión contable y su reputación ante clientes e instituciones.

¿Cuándo entra en vigor y quién estará obligado a usar el sistema VeriFactu AEAT?

El VeriFactu AEAT obligatorio se desplegará de forma gradual durante 2025, bajo el marco del Real Decreto 1007/2023, que regula los sistemas de facturación de los contribuyentes. Aunque el reglamento entró en vigor oficialmente en julio de 2023, la implantación práctica del sistema VeriFactu comenzará una vez se publique la orden ministerial que defina los plazos definitivos y el formato técnico del software.

Fases de implantación previstas

Según las últimas directrices publicadas por la Agencia Tributaria, la implantación del VeriFactu AEAT seguirá un calendario progresivo:

1. Primer semestre de 2025: periodo de pruebas voluntario. Las empresas podrán enviar sus facturas en paralelo para verificar compatibilidad.

2. Segundo semestre de 2025: obligación para desarrolladores de software de facturación, ERP y TPV de cumplir los requisitos de certificación AEAT.

3. A partir de 2026: obligatoriedad plena para pymes, autónomos y sociedades en todo el territorio español, salvo regímenes forales con normativa propia.

En la práctica, cualquier empresa o profesional que emita facturas deberá garantizar que su sistema informático cumple con el protocolo VeriFactu 2025, lo que implica adaptar su programa contable o actualizar su ERP antes de esa fecha.

¿Quiénes estarán obligados a usar VeriFactu?

El alcance de la normativa es amplio:

• Autónomos y profesionales que emiten facturas directamente a clientes finales.

• Pymes que registran operaciones mediante TPV, programas de contabilidad o sistemas ERP.

• Empresas con sede fiscal en España, independientemente de su sector o tamaño.

• Fabricantes y desarrolladores de software que comercialicen programas de facturación en territorio nacional.

La AEAT establecerá un registro de software homologado en el que deberán inscribirse todos los desarrolladores que deseen comercializar aplicaciones compatibles. Esto significa que, a partir de la entrada en vigor definitiva, usar un programa no homologado podrá considerarse infracción grave, con sanciones de hasta 50.000 €.

¿Qué hacer si tu software aún no está adaptado?

No todas las soluciones del mercado están preparadas para conectarse con la AEAT. En estos casos, la recomendación es migrar a un ERP flexible, como Odoo, que permite integrar módulos de comunicación directa con el sistema fiscal español. En REIXMOR, hemos desarrollado módulos personalizados que garantizan que cada factura generada por Odoo cumpla automáticamente con los requisitos del VeriFactu AEAT.

Si tu empresa aún depende de hojas de cálculo o programas antiguos, este es el momento de planificar la transición. La adopción temprana te permitirá detectar errores, formar al personal y asegurar una puesta en marcha sin riesgos cuando la obligatoriedad sea total.

¿Cómo implementar el sistema VeriFactu AEAT paso a paso?

Adoptar el sistema VeriFactu AEAT no se limita a instalar un nuevo programa: implica revisar todo el flujo de facturación, desde la emisión de cada documento hasta su comunicación segura con la Agencia Tributaria. A continuación se detalla el proceso de adaptación paso a paso, basado en la experiencia práctica de implantación que REIXMOR S.L. ha realizado con empresas de distintos sectores.

Paso 1. Analizar la situación actual

Antes de implementar el VeriFactu 2025, es fundamental evaluar cómo se gestionan actualmente las facturas.
Algunas preguntas clave son:

• ¿Se utiliza un ERP como Odoo o un software de facturación independiente?

• ¿El sistema genera archivos electrónicos con firma digital y trazabilidad?

• ¿Existen copias de seguridad automatizadas y un registro inalterable de facturas?

Responder a estas preguntas permitirá identificar si la empresa está preparada o si requiere una actualización completa del sistema.

Paso 2. Escoger una solución certificada y escalable

El software seleccionado debe estar homologado por la AEAT y cumplir con las especificaciones del Real Decreto 1007/2023.
Entre las principales exigencias técnicas se encuentran:

• Numeración correlativa e inalterable.

• Firma electrónica de cada factura.

• Generación de un código hash único por documento.

• Transmisión segura de datos al servidor de la Agencia Tributaria.

Si la empresa utiliza Odoo ERP, la adaptación será más sencilla gracias a la posibilidad de integrar un módulo VeriFactu AEAT que automatiza el envío de facturas y registra cada comunicación. Este proceso se muestra de forma práctica en la guía TPV con VeriFactu y Odoo ERP, donde se analizan casos reales de implementación en entornos comerciales.

Paso 3. Configurar la comunicación con la AEAT

Una vez instalado el software compatible, es necesario configurar los parámetros de comunicación con la Agencia Tributaria.
Entre ellos:

• Certificado digital del emisor.

• Conexión API con los servidores de la AEAT.

• Validación del formato XML o JSON de cada factura.

Durante esta fase se recomienda realizar pruebas en modo “sandbox” para detectar errores de formato o rechazos automáticos.
En caso de incidencias, puede consultarse el artículo Errores VeriFactu más comunes y cómo solucionarlos, donde se detallan las causas más frecuentes y sus soluciones.

Paso 4. Formar al equipo y validar resultados

El éxito de la implementación del VeriFactu AEAT depende tanto de la tecnología como del factor humano. Es necesario capacitar al personal encargado de facturación y contabilidad para que conozca:

• Los nuevos procedimientos de emisión.

• Los avisos y códigos de error del sistema.

• Las consecuencias de incumplir el protocolo fiscal.

Una vez realizada la formación, se deben emitir facturas reales y verificar que todas sean aceptadas por la AEAT sin incidencias. Cumplir correctamente con el VeriFactu AEAT obligatorio no solo evita sanciones, sino que también mejora la eficiencia administrativa, reduce errores y refuerza la transparencia contable de la empresa.

Ventajas de implantar el sistema VeriFactu AEAT en la empresa

La adopción del sistema VeriFactu AEAT no debe verse únicamente como una obligación fiscal. Para muchas pymes y profesionales, puede convertirse en una oportunidad de modernizar sus procesos internos, mejorar el control financiero y fortalecer la confianza de clientes e instituciones. Implementar correctamente el VeriFactu 2025 supone un avance hacia una gestión más eficiente, automatizada y segura.

Mayor trazabilidad y transparencia contable

Una de las principales ventajas del VeriFactu AEAT es la trazabilidad completa de cada factura. El sistema genera un identificador único mediante firma digital y código hash que garantiza que el documento no ha sido modificado desde su emisión. Este nivel de control elimina la posibilidad de duplicidades, facturas falsas o alteraciones en los datos registrados. Para los departamentos financieros, disponer de un registro inalterable y verificable reduce la carga de auditorías y simplifica la presentación de documentación ante la Agencia Tributaria. 

Eficiencia operativa y ahorro de tiempo

El nuevo modelo de facturación automatiza tareas que antes eran manuales. Los envíos, validaciones y registros se realizan de forma inmediata a través de un canal seguro, evitando errores de comunicación y reduciendo significativamente el tiempo de gestión administrativa. Las empresas que ya operan con sistemas ERP, como Odoo, pueden integrar el módulo de comunicación con la AEAT para que las facturas se validen y envíen automáticamente.

Esto no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también optimiza los procesos contables y libera recursos para tareas de mayor valor. En REIXMOR S.L. ofrecemos soluciones personalizadas de digitalización con Odoo ERP, orientadas precisamente a mejorar esta eficiencia.

Reducción de errores y control fiscal automático

El VeriFactu AEAT minimiza la intervención humana en los procesos críticos de registro y comunicación fiscal. Cada operación se valida con reglas automáticas, lo que reduce la posibilidad de errores de formato, numeración o firma digital. Además, la verificación directa con los servidores de la AEAT asegura que las facturas emitidas cumplen con el estándar legal en tiempo real. Esto supone una ventaja competitiva para las empresas que buscan mantener una contabilidad limpia, sin incidencias y preparada para auditorías o inspecciones.

Mejora de la reputación y confianza empresarial

Cumplir con el VeriFactu AEAT obligatorio no solo evita sanciones, sino que refuerza la imagen de la empresa como organización transparente y moderna. En sectores donde la confianza es un factor determinante como el sanitario, tecnológico o de servicios profesionales, disponer de un sistema de facturación auditado y conforme a la normativa aporta una clara ventaja reputacional. De forma indirecta, esta transparencia también mejora las relaciones con proveedores y clientes, que pueden comprobar la integridad de cada operación emitida bajo el nuevo estándar fiscal.

Riesgos de no cumplir con el VeriFactu AEAT y posibles sanciones

Ignorar la implantación del VeriFactu AEAT o posponer su adaptación puede tener consecuencias graves para cualquier empresa o profesional autónomo. A diferencia de otros cambios fiscales, el sistema VeriFactu no se limita a una obligación administrativa: introduce un marco técnico de cumplimiento que afecta directamente a la validez legal de cada factura emitida. No adaptarse a tiempo implica operar fuera del reglamento, con riesgos que van desde la invalidez documental hasta sanciones económicas significativas.

Consecuencias del incumplimiento técnico

La Agencia Tributaria ha establecido que todas las facturas deberán generarse mediante un software conforme al Real Decreto 1007/2023, que regula el sistema VeriFactu AEAT. Cuando un negocio sigue emitiendo facturas desde un programa no homologado o con numeración manipulable, se considera una infracción grave.

Entre las consecuencias más habituales destacan:

• Rechazo de facturas en inspecciones o auditorías.

• Pérdida de validez fiscal de documentos emitidos con programas no certificados.

• Multas de hasta 50 000 € por cada ejercicio fiscal afectado.

• Imposibilidad de deducir IVA o gastos relacionados con operaciones incorrectamente registradas.

Riesgos operativos y reputacionales

Más allá del ámbito económico, no cumplir con el VeriFactu 2025 puede provocar pérdidas operativas. Las empresas que no transmitan correctamente sus facturas al sistema corren el riesgo de sufrir bloqueos administrativos, retrasos en cobros o exclusión de concursos públicos y licitaciones. En sectores regulados —omo sanidad, ingeniería o servicios tecnológicos, la falta de conformidad con la AEAT puede incluso afectar a la continuidad de contratos con clientes institucionales. A nivel reputacional, trabajar con herramientas obsoletas o no certificadas proyecta una imagen de falta de control interno y poca transparencia contable, aspectos que cada vez valoran más las auditorías externas y los inversores.

Errores frecuentes durante la adaptación

Muchos de los incumplimientos detectados no se deben a mala fe, sino a errores de configuración o desconocimiento técnico.
Entre los más comunes se encuentran:

• Fallos en la firma electrónica o certificados caducados.

• Numeración incorrecta o facturas duplicadas.

• Desajustes entre el registro contable interno y los datos transmitidos a la AEAT.

La importancia de la prevención

Cumplir con el VeriFactu AEAT obligatorio es una inversión en estabilidad y seguridad jurídica. Prepararse con antelación evita incidencias, reduce costes y protege la reputación empresarial. Planificar la transición con el acompañamiento de especialistas garantiza una implementación ordenada, sin interrupciones en la facturación y con total trazabilidad ante la Agencia Tributaria. En REIXMOR S.L. ayudamos a las empresas a auditar sus procesos de facturación, adaptar sus sistemas a Odoo ERP y cumplir plenamente con la normativa VeriFactu, evitando sanciones y asegurando la continuidad operativa.

Preguntas frecuentes sobre el el sistema VeriFactu AEAT (FAQs)